Aanvraag evenement

1. Een aanvraag komt tijdig binnen via het correcte kanaal. De aanvraagtermijn en aanvraagwijze zijn afhankelijk van het type evenement. Je vindt de correcte info hieronder terug per type evenement.
2. Is de aanvraag compleet, dan wordt er advies opgevraagd aan de betrokken diensten. Wie deze adviesorganen zijn, is afhankelijk van het type evenement. Onder andere de politie, brandweer, andere gemeentediensten en buurgemeenten zijn potentiële adviesorganen. 
3. Alle adviezen worden samen met je aanvraag verwerkt in een agendapunt. Het college van burgemeester en schepenen beslist op basis hiervan of je evenement mag doorgaan en onder welke voorwaarden.
4. Het vrijetijdsloket brengt je op de hoogte van deze beslissing.

Hou er rekening mee dat het tot 6 weken kan duren voordat je een evenementenvergunning ontvangt. Ook voor het opgeven van vrijwilligers met bewakingstaken of het maken van promo via de infozuilen gelden vaste deadlines. Vraag je vergunning daarom ruim op tijd aan, want als je pas vlak voor het evenement goedkeuring krijgt, bijft er mogelijk te weinig tijd over voor de andere stappen. 

Krijg je toelating, hou dan ook rekening met volgende stappen:

• Volg de richtlijnen die terug te vinden zijn via www.kapellen.be/richtlijnen-evenementen. 
• Wens je promo te maken via de gemeentelijke infozuilen, check dan www.kapellen.be/infozuilen. 
• Organiseer je een openbare fuif of bal, voorzie dan tijdig bewaking op je evenement. Meer info via www.kapellen.be/bewaking-evenement.
• Organiseerde je een buurtfeest en wens je subsidies? Doe dan je aanvraag via www.kapellen.be/buurtfeestsubsidie. 

Openbare evenementen kunnen plaatsvinden op zowel een openbaar toegankelijke locatie als op een locatie in handen van een privé-eigenaar. Het gaat om evenementen die toegankelijk zijn voor iedereen, al dan niet mits voorafgaande inschrijving of tegen betaling. Enkele voorbeelden hiervan zijn fuiven, muziekoptredens en opendeurdagen. 

In volgende gevallen heb je voor openbare evenementen een vergunning nodig:

• je activiteiten vinden plaats op openbaar domein, parking of plein
• je evenement gaat door op een daarvoor niet-ingerichte (permanent) vergunde locatie (een permanent vergunde locatie is bijvoorbeeld zaal LUX, een niet-vergunde locatie is bijvoorbeeld een schuur aan een boerderij)
• het evenement dat je organiseert veroorzaakt (waarschijnlijk) verkeershinder, vb. door het aantal bezoekers
• je schenkt sterkedranken*
• je speelt muziek na 22.00 uur
• je speelt overdag muziek die overlast kan veroorzaken voor de omgeving
• je wenst tijdelijke verkeersmaatregelen in het kader van je evenement

* Schenk je sterkedranken, maar gaat je evenement door in zaal LUX/ BIZ/ Eskapade? Dan duid je dit aan op je huuraanvraag en doe je geen afzonderlijke evenementenaanvraag. 

Een openbaar evenement aanvragen

Je vindt hieronder per type evenement de aanvraagwijze terug. Gaat het om een ander openbaar evenement, doe dan je aanvraag via de groene knop "vraag online aan" bovenaan deze pagina. 

De volgende aanvraagtermijnen zijn van toepassing:

1. Evenement met 500 of meer gelijktijdige bezoekers: minstens 6 maanden voorafgaand het evenement, inclusief veiligheidsdossier.
2. Evenement met (grote) impact op het openbaar domein: minstens 6 maanden voorafgaand het evenement, inclusief veiligheidsdossier.
3. Evenement met minder dan 500 gelijktijdige bezoekers: minstens 6 weken en maximaal 6 maanden voorafgaand het evenement.

Hou er rekening mee dat het tot 6 weken kan duren voordat je een evenementenvergunning ontvangt. Ook voor het opgeven van vrijwilligers met bewakingstaken of het maken van promo via de infozuilen gelden vaste deadlines. Vraag je vergunning daarom ruim op tijd aan, want als je pas vlak voor het evenement goedkeuring krijgt, bijft er mogelijk te weinig tijd over voor de andere stappen. 

Waarop letten?

Voor je begint, is het belangrijk om de richtlijnen goed te kennen. Zo weet je precies wat wel en niet mag. Zodat je goed voorbereid bent, vind je alle richtlijnen terug via www.kapellen.be/richtlijnen-evenementen. 

Voor private activiteiten worden bezoekers persoonlijk uitgenodigd. Het gaat daarbij voornamelijk over familiefeesten (vb. verjaardag, huwelijk, ...) of gesloten bedrijfsevenementen (vb. teambuilding, receptie met enkel collega's).

Je vraagt een evenement aan in volgende gevallen:

• je verwacht meer dan 200 gelijktijdig aanwezigen
• je activiteiten vinden plaats op openbaar domein
• je activiteiten gaan door op privédomein van de gemeente
• er vindt een overnachting plaats met meer dan 10 personen op een plek die daarvoor niet is ingericht of (permanent) vergund
• je verwacht verkeershinder in je buurt, vb. door het aantal bezoekers
• je speelt muziek na 22.00 uur
• je speelt overdag muziek die overlast kan veroorzaken voor de omgeving 

Wens je een parkeerverbod op de openbare ruimte voor een private activiteit, bijvoorbeeld omdat je verhuist of omdat je een foodtruck laat komen naar je trouwfeest, dan heb je een signalisatievergunning nodig en geen evenementenvergunning. Je vraagt deze aan via www.kapellen.be/signalisatievergunning.

Een private activiteit aanvragen

Via de groene knop "vraag online aan" bovenaan deze pagina. 

Vraag je activiteit minstens 6 weken en maximaal 6 maanden voorafgaand de activiteit aan. 

Een buurtfeest kan een openbaar of privaat karakter hebben. Je vraagt een evenement aan als:

• je buurtfeest voldoet aan één van de voorwaarden beschreven onder openbare of privé-evenementen (algemeen)
• je na afloop van het buurtfeest een buurtfeestsubsidie aanvraagt

Een buurtfeest aanvragen

Je vraagt een buurtfeest aan via de groene knop "vraag online aan" bovenaan deze webpagina. 

Doe je aanvraag minstens 6 weken en maximaal 6 maanden voorafgaand het evenement.

Buurtfeestsubsidies

Organiseer je een buurtfeest, dan kan je via het e-loket een subsidie van maximaal € 125 aanvragen.

Per jaar kan een bewonersgroep meerdere buurtfeesten aanvragen voor eenzelfde wijk, straat, plein en/of deel van de straat, maar het gemeentebestuur voorziet slechts één keer per jaar een toelage voor deze bewonersgroep.

Voorwaarden

Om een subsidie te ontvangen, moet je buurtfeest aan volgende voorwaarden voldoen:

• de aanvraag voor de organisatie van het buurtfeest gebeurt minstens zes weken voorafgaand aan het buurtfeest.
• de subsidieaanvraag gebeurt ten laatste twee maanden na het buurtfeest via het e-loket.
• de organisator voorziet een uitnodiging of flyer van het buurtfeest voor de genodigden met daarop het gemeentelogo en/of de vermelding ‘in samenwerking met de gemeente Kapellen’
• er zijn minstens 20 deelnemers uit de buurt aanwezig.

Bewijsstukken

Je dient volgende bewijsstukken in via het e-loket.

• uitnodiging met vermelding van de ondersteuning van gemeente Kapellen of het gemeentelogo onderaan de uitnodiging
• bewijs van betalingen voor het buurtfeest (facturen, tickets, ...)
• minstens drie sfeerfoto's waaruit blijkt dat er tenminste 20 deelnemers aanwezig waren
• eventueel andere bewijsstukken

Je hebt een vergunning nodig voor de tijdelijke vestiging van een circus. Wil je een circus organiseren, dan dien je een aanvraag in via het e-loket. Je bezorgt daarbij alle benodigde technische documenten en bewijsstukken. 

De aanvraagtermijn is afhankelijk van de impact op de openbare ruimte.

Momenteel heeft de gemeente Kapellen geen openbaar domein ter beschikking.

Je hebt een vergunning nodig voor filmopnames. Je dient een aanvraag minstens 6 weken voorafgaand de opnames in via het e-loket.

Neem je openbaar domein in, dan heb je bijkomend mogelijks een signalisatievergunning nodig.

Je hebt een vergunning nodig als je na 22.00 uur muziek speelt (cfr. GAS-reglement).

Auteursrechten

Speel je buiten de familiale kring muziek, dan heb je steeds een licentie nodig voor het publiek gebruik van muziek. Deze licentie is nodig om de auteursrechten te beschermen. Er zijn verschillende beheersvenootschappen die hiervoor instaan, maar degene die je meestal nodig hebt voor jouw evenement zijn Sabam, PlayRight en SIMIM. Via Unisono (www.unisono.be - MyUnisono) vraag je in één keer de nodige licenties en billijke vergoeding aan hiervoor.

Wetgeving

Je volgt steeds de meest recente wetgeving omtrent het spelen van versterkte muziek. 

• Meer informatie over de geluidsnormen vind je via omgeving.vlaanderen.be.
• Vanaf geluidscategorie 2 is het voorzien van oordoppen en het gebruik van een geluidsmeter verplicht. 
• Via www.kapellen.be/huur huur je een geluidsmeter. 

Een garageverkoop beperkt zich tot de verkoop vanop de oprit, de voortuin of de garage. In het geval van een rommelmarkt wordt het openbaar domein of een deel ervan ingenomen door standhouders en bezoekers.

Je hebt een vergunning nodig in volgende gevallen:

• je organiseert een garageverkoop of rommelmarkt met je straat of met enkele buren op hetzelfde moment.
• je neemt het openbaar domein in voor je verkoop (vb. fietspad, voetpad, parkeervakken, een pleintje,...).
• je verwacht verkeershinder.

Je hebt als particulier persoon geen vergunning nodig als de locatie van verkoop zich beperkt tot 1 oprit of 1 garage in de straat, er is geen inname van het openbaar domein en je verwacht geen verkeershinder. 

Meer info over (rommel)markten, vind je via www.kapellen.be/markten. 

Je hebt een vergunning nodig als:

• je met je deelnemers een tussenstop maakt op grondgebied van gemeente Kapellen.
• de vertrek- én/of aankomstlocatie zich bevinden in gemeente Kapellen.

Maak je geen tussenstop of bevinden vertrek- én/of aankomstlocatie zich niet in gemeente Kapellen, dan volstaat een kennisgeving via mail met info over het aantal deelnemers, een rittenschema en routeplan.

Je straat omtoveren tot een speelstraat zorgt een week of één weekend lang voor lachende snoetjes tijdens de zomervakantie. Voor een speelstraat dien je steeds een aanvraag in via het e-loket, telkens voor 1 juni van het jaar waarin de speelstraat plaatsvindt. Let alvast op de volgende voorwaarden als je een speelstraat organiseert:

• de snelheid van de potentiële speelstraat is beperkt tot 50 km/ uur;
• de straat ligt in een wijk met een overheersend woonkarakter;
• de straat wordt niet bediend door openbaar vervoer;
• de speelstraaturen zijn van 10.00 tot 18.00 uur.

Organiseer je een speelstraat met aansluitend een buurtbijeenkomst (op openbaar of privaat domein)? Vul dan minstens 6 weken op voorhand een buurtfeestaanvraag in via de groene knop "vraag online aan" bovenaan deze pagina. 

Voor tombola's is er geen voorafgaande toelating nodig van de gemeente, als je aan volgende voorwaarden voldoet:

• de organiserende vereniging is erkend (aangesloten bij een Kapelse adviesraad)
• lokaal georganiseerd (binnen de gemeente)
• je organiseert maximaal 4 keer per jaar een tombola
• de opbrengst is voor een sociaal of liefdadig doel;
• de inzet is beperkt
  • maximaal 5 euro per deelnamebewijs
  • maximaal 1000 deelbewijzen per tombola
• de prijzenpot is in natura en heeft een maximale waarde van 500 euro
• maximaal 30 % van de opbrengsten gaan naar uitgaven, minimaal 70% ervan naar het goede doel

Meer info hierover vind je via de websites van VVSG en van de Vlaamse Sportfederatie.

Organiseer je een intergemeentelijke, regionale of nationale tombola of vaker dan vier keer per jaar een tombola, dan kan je terecht bij de Nationale Loterij. 

Je vraagt een wieler- of mountainbikewedstrijd aan via de groene knop "vraag online aan" bovenaan deze pagina als: 

• de wielertocht uitsluitend op het grondgebied van gemeente Kapellen plaatsvindt.
• de wielertocht verschillende gemeentes doorkruist, maar de start- én aankomstplaats bevinden zich in gemeente Kapellen.
• je een afsluitende activiteit plant voor je deelnemers op een locatie in Kapellen.

In alle andere gevallen van een wielertocht volstaat een aanvraag via het platform van Sport Vlaanderen (bijvoorbeeld als je enkel de gemeente doorkruist, maar de start- en aankomstplaats zich niet in Kapellen bevinden). 

Het afsteken van vuurwerk of het laten ontploffen van voetzoekers, thunderflashes, enz. is niet alleen gevaarlijk, maar ook storend voor de omgeving. Ieder jaar lopen heel wat mensen ernstige brandwonden en verwondingen op, huisdieren ondervinden dan weer enorm veel stress en slaan op de vlucht.

Vuurwerk afsteken is daarom ALTIJD verboden in gemeente Kapellen, tenzij de burgemeester zeer uitzonderlijk een afwijking op dit verbod toestaat. Steek je tóch vuurwerk af zonder toestemming, dan riskeer je een geldboete én wordt het vuurwerk in beslag genomen.

Het gebruik van wensballonnen is niet toegelaten in de gemeente Kapellen. Als deze in een dichtbebouwde omgeving de lucht ingaan, bestaat de kans dat ze ergens tegenaan vliegen en brand veroorzaken. Bovendien vormt de constructie een gevaar voor dieren als deze in een weide of bos terechtkomt.

Wil je jouw evenement laten doorgaan op openbaar domein, zoals op het Dorpsplein, op het Marktplein of in het gemeentepark Beaulieu? Dan vraag je toelating via je evenementenaanvraag. 

Maak je graag gebruik van een parking aan één van de gemeentelijke zalen of van een sportlocatie, zoals de parking aan zaal Eskapade of aan sporthal Putte? Check dan eerst deze link en contacteer de betreffende dienst om na te gaan of dit mogelijk is. 

Gaat je evenement door in LUX, BIZ of Eskapade? Dan is een aparte evenementenaanvraag niet nodig. Deze is namelijk al vervat in de huuraanvraag.

Vraag de huur van de betreffende locatie tijdig aan via www.kapellen.be/huur.

In Kapellen zijn er drie gewestwegen:

• N11: de hoofdweg in het centrum van Kapellen die van Putte tot Merksem loopt.
• N111: de weg vanaf de haven van Antwerpen via Putte-Kapellen en Kalmthout tot in Wuustwezel.
• N122: de weg die Kapellen met Essen verbindt langs het centrum van Kalmthout.

Voor gebruik van deze gewestwegen of evenementen die daar vlakbij doorgaan, vraag je toestemming aan het Agentschap Wegen en Verkeer – district Brecht. 

Vind je evenement plaats op de grens met andere gemeenten, dan dien je ook bij die betreffende grensgemeente een aanvraag in:

• Stabroek
• Kalmthout
• Brasschaat
• Antwerpen – district Ekeren

Afhankelijk van welk natuur- of bosgebied inneemt, zorg je voor een bijkomende vergunning van één van volgende instanties:

• Agentschap Natuur en Bos (ANB): Mastenbos, Ertbrandbos, Klein Schietveld, … Lees voorafgaand zeker de info op de website van het ANB. 
• Natuurpunt: Het Rood. Je vindt de contactgegevens terug via de website van Natuurpunt Antwerpen Noord & Kempen.

Je hebt naast toelating van het college van burgemeester en schepenen ook een toelating nodig van NMBS voor het organiseren van evenementen in de buurt van het station van Kapellen.