Evenement aanvragen

Een evenement of activiteit dat niet doorgaat in LUX, BIZ of Eskapade waarvoor je een vergunning nodig hebt van het college van burgemeester en schepenen, vraag je uitsluitend en minstens 6 weken voorafgaand het evenement aan via Flowlab (https://kapellen.flowlab.be/) of via de groene knop "vraag online aan" bovenaan deze webpagina.

De aanvraag van je dossier bestaat uit twee stappen voor jou als organisator: het invullen van de basisaanvraag en van de formulieren. In de basisaanvraag beantwoord je algemenere vragen. De formulieren bevatten detailvragen en verschijnen op basis van je antwoorden op de basisaanvraag.

Als je aanvraag volledig is, vraagt vrijetijdsloket #uitinkapellen adviezen op bij de nodige adviesgevers. Wie deze adviesgevers zijn, is afhankelijk van je aanvraag. Onder andere de politie, brandweer, andere gemeentediensten en buurgemeenten zijn potentiële adviesgevers.

Na de verwerking van de adviezen agendeert vrijetijdsloket #uitinkapellen je aanvraag. Het college van burgemeester en schepenen neemt vervolgens een besluit over je aanvraag. Dit besluit deelt vrijetijdsloket #uitinkapellen jou mee via Flowlab. De volgende besluiten zijn mogelijk: goedgekeurd (met voorwaarden), afgekeurd, uitgesteld tot een volgend college.

Zodat je als organisator geen dubbel werk verricht, is de evenementenaanvraag geïntegreerd in de huuraanvraag van zaal LUX, BIZ en Eskapade. Een aparte aanvraag via Flowlab is daardoor nooit nodig voor een evenement dat doorgaat in één van deze drie zalen. Meer info over deze zalen vind je via www.kapellen.be/zalen-en-ruimtes.

Je huurt de zaal zonder uitzonderingen op het huishoudelijk reglement van zalen en materialen

Check de beschikbaarheid van de zaal via verhuur@kapellen.be en neem een optie. Krijg je bevestiging van je optie, dan dien je een huuraanvraag in via het e-loket. Zodra je daar een bevestiging van krijgt, is je aanvraag in orde. Je aanvraagt hoeft niet extra door het college van burgemeester en schepenen besproken te worden als het binnen het huishoudelijk reglement valt. 

Je vraagt uitzonderingen aan op het huishoudelijk reglement van zalen en materialen

Huur je de zaal, maar wens je bijvoorbeeld ook toelating voor het schenken van sterkedranken (waarvoor akkoord van het college van burgemeester en schepenen nodig is), dan duid je dit aan op het huuraanvraagformulier. Behalve dat je de huuraanvraag via het e-loket doet, verloopt een uitzonderingsaanvraag volgens de stappen zoals beschreven onder "procedure (standaard)". Je aanvraag doorloopt dus meer stappen, waardoor een huuraanvraag met uitzonderingen langzamer verloopt. Daarom dien je in het geval van uitzonderingen je aanvraag minstens 6 weken op voorhand in via het e-loket. 

Je schakelt vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingstaken in

Gaat je evenement door in zaal LUX, BIZ of Eskapade, dan dien je een aanvraag voor de inzet van vrijwilligers met bewakingstaken in via het e-loket (www.kapellen.be/e-security).

Een evenement dien je maximaal 6 maanden en ten laatste 6 weken voorafgaand het evenement in. Als je evenement deze deadline overschrijdt, dan kan je een evenement niet indienen. Voor speelstraten moet de aanvraag telkens voor 1 juni van het jaar waarin de speelstraat plaatsvindt binnen zijn.

Deze deadline is belangrijk, want daardoor:

• heb je op tijd zekerheid of je evenement al dan niet mag doorgaan
• kan je (bij toelating) tijdig starten met het maken van promo, het treffen van voorbereidingen of het verdelen van bewonersbrieven
• hebben adviesgevers voldoende tijd om je dossier grondig te bekijken
• is er voldoende marge om je dossier tijdig af te handelen bij (onverwachte) afwezigheid van adviesgevers of medewerkers Vrijetijdsloket #uitinkapellen
• is er voldoende marge om je dossier tijdig aan te passen bij extra voorwaarden vanuit het college van burgemeester en schepenen
• worden interventieploegen van de politie en gemeentemedewerkers (vb. voor het plaatsen van verkeerssignalisatie) tijdig ingepland
• komen tijdig aangevraagde vergunningen van andere organisatoren niet in het gedrang 

Openbare evenementen kunnen plaatsvinden op zowel een openbaar toegankelijke locatie als op een locatie in handen van een privéeigenaar. Het gaat om evenementen die toegankelijk zijn voor iedereen, al dan niet mits voorafgaande inschrijving of tegen betaling. Enkele voorbeelden hiervan zijn fuiven, muziekoptredens en opendeurdagen. 

In volgende gevallen heb je voor openbare evenementen een vergunning nodig:

• je activiteiten vinden plaats op openbaar domein, parking of plein
• je evenement gaat door op een daarvoor niet-ingerichte (permanent) vergunde locatie (een permanent vergunde locatie is bijvoorbeeld zaal LUX, een niet-vergunde locatie is bijvoorbeeld een schuur aan een boerderij)
• het evenement dat je organiseert veroorzaakt (waarschijnlijk) verkeershinder, vb. door het aantal bezoekers
• je schenkt sterkedranken*
• je speelt muziek na 22.00 uur
• je speelt overdag muziek die overlast kan veroorzaken voor de omgeving (milieuvergunning)
• je wenst tijdelijke verkeersmaatregelen in het kader van je evenement

* Schenk je sterkedranken, maar gaat je evenement door in zaal LUX/ BIZ/ Eskapade? Dan duid je dit aan op je huuraanvraag en doe je geen afzonderlijke evenementenaanvraag. 

Voor private evenementen worden bezoekers persoonlijk uitgenodigd. Het gaat daarbij voornamelijk over familiefeesten (vb. verjaardag, huwelijk, ...) of gesloten bedrijfsevenementen (vb. teambuilding, receptie met enkel collega's).

Je vraagt een evenement aan in volgende gevallen:

• je verwacht meer dan 200 gelijktijdig aanwezigen
• je activiteiten vinden plaats op openbaar domein
• je activiteiten gaan door op privédomein van de gemeente
• er vindt een overnachting plaats met meer dan 10 personen op een plek die daarvoor niet is ingericht of (permanent) vergund
• je verwacht verkeershinder in je buurt, vb. door het aantal bezoekers
• je speelt muziek na 22.00 uur
• je speelt overdag muziek die overlast kan veroorzaken voor de omgeving (milieuvergunning)

Wens je een parkeerverbod op de openbare ruimte voor een private activiteit, bijvoorbeeld omdat je verhuist of omdat je een foodtruck laat komen naar je trouwfeest, dan heb je een signalisatievergunning nodig en geen evenementenvergunning. Je vraagt deze aan via www.kapellen.be/signalisatievergunning.

Een buurtfeest kan een openbaar of privaat karakter hebben. Je vraagt een evenement aan als:

• je buurtfeest voldoet aan één van de voorwaarden beschreven onder openbare of privé-evenementen (algemeen)
• je na afloop van het buurtfeest een buurtfeestsubsidie aanvraagt

Buurtfeestsubsidies

Organiseer je een buurtfeest, dan kan je een subsidie van € 125 aanvragen.

Per jaar kan een bewonersgroep meerdere buurtfeesten aanvragen voor eenzelfde wijk, straat, plein en/of deel van de straat, maar het gemeentebestuur voorziet slechts één keer per jaar een toelage voor deze bewonersgroep.

Voorwaarden

Om een subsidie te ontvangen, moet je buurtfeest aan volgende voorwaarden voldoen:

• de aanvraag voor de organisatie van het buurtfeest gebeurt minstens zes weken voorafgaand aan het buurtfeest via het evenementenloket.
• de subsidieaanvraag gebeurt ten laatste twee maanden na het buurtfeest via het evenementenloket.
• de organisator voorziet een uitnodiging of flyer van het buurtfeest voor de genodigden met daarop het gemeentelogo en/of de vermelding ‘in samenwerking met de gemeente Kapellen’
• er zijn minstens 20 deelnemers uit de buurt aanwezig.

Bewijsstukken

Je dient volgende bewijsstukken in via het evenementenloket (Flowlab).

• uitnodiging met vermelding van de ondersteuning van gemeente Kapellen en/ of het (nieuwe) gemeentelogo onderaan de uitnodiging
• bewijs van betalingen voor het buurtfeest (facturen, tickets, ...)
• minstens drie sfeerfoto's waaruit blijkt dat er tenminste 20 deelnemers aanwezig waren
• eventueel andere bewijsstukken

Voor een circus dien je steeds een evenementenaanvraag in. Tijdens de aanvraagprocedure geef je al de benodigde documenten door.

Je dient enkel een aanvraag in als je géén vzw of instelling van openbaar nut bent en je organiseert een collecte voor het goede doel. Organiseer je als andere organisatie of als particulier een collecte voor het goede doel, dan vraag je hiervoor wel een vergunning aan.

Het is afhankelijk van waar de collecte plaatsvindt waar je deze vergunning aanvraagt:

• het gemeentebestuur: in één gemeente (vb. enkel in Kapellen)
• het provinciebestuur: in meerdere gemeenten in éénzelfde provincie
• de koning: in verschillende provincies

Je hebt een vergunning nodig voor filmopnames als:

• de gemeente of woningen in de buurt zichtbaar in beeld komen;
• de filmopnames niet ethisch verantwoord zijn.

Zijn de opnames ethisch verantwoord en komen de gemeente of woningen in de buurt niet zichtbaar in beeld, stel je evenementen@kapellen.be in kennis van de filmopnames, maar is een evenementenaanvraag niet nodig.

Je hebt een vergunning nodig in volgende gevallen:

• je organiseert een garageverkoop/ rommelmarkt met je straat of enkele buren
• je neemt het openbaar domein in voor je verkoop (vb. fietspad, voetpad, parkeervakken, een pleintje,...)
• je verwacht verkeershinder

Je hebt geen vergunning nodig als de locatie van verkoop zich beperkt tot de oprit of garage van één particuliere persoon, er geen inname is van het openbaar domein en je geen verkeershinder verwacht. 

Een vergunning vraag je aan als:

• je een tussenstop op grondgebied van gemeente Kapellen maakt.
• de start- én stopplaats zich bevinden in gemeente Kapellen.

Maak je geen tussenstop of bevinden start- én stopplaats zich niet in gemeente Kapellen, dan stel je evenementen@kapellen.be in kennis van je activiteit en de route, maar is een evenementenaanvraag niet nodig.

Je straat omtoveren tot een speelstraat zorgt een week of één weekend lang voor lachende snoetjes tijdens de zomervakantie. Voor een speelstraat dien je steeds een aanvraag in, telkens voor 1 juni van het jaar waarin de speelstraat plaatsvindt. Let alvast op de volgende voorwaarden als je een speelstraat organiseert:

• de snelheid van de potentiële speelstraat is beperkt tot 50 km/ uur;
• de straat ligt in een wijk met een overheersend woonkarakter;
• de straat wordt niet bediend door openbaar vervoer;
• de speelstraaturen zijn van 10.00 tot 18.00 uur.

Het volledige reglement vind je terug zodra je een aanvraag indient in het evenementenloket (Flowlab).

Voor tombola's is er geen voorafgaande toelating nodig van de gemeente, als je aan volgende voorwaarden voldoet:

• de organiserende vereniging is erkend (aangesloten bij een Kapelse adviesraad)
• lokaal georganiseerd (binnen de gemeente)
• je organiseert maximaal 4 keer per jaar een tombola
• de opbrengst is voor een sociaal of liefdadig doel;
• de inzet is beperkt
  • maximaal 5 euro per deelnamebewijs
  • maximaal 1000 deelbewijzen per tombola
• de prijs is in natura en heeft een maximale waarde van 500 euro
• maximaal 30% van de opbrengsten gaan naar uitgaven, minimaal 70% ervan naar het goede doel

Meer info hierover vind je via de websites van VVSG en van de Vlaamse Sportfederatie.

Organiseer je een intergemeentelijke, regionale of nationale tombola of vaker dan vier keer per jaar een tombola, dan kan je terecht bij de Nationale Loterij. 

Je vraagt een wieler- of mountainbikewedstrijd aan via Flowlab als: 

• je evenement uitsluitend op grondgebied van gemeente Kapellen plaatsvindt
• je evenement verschillende gemeentes doorkruist , maar de start- én stopplaats bevinden zich in gemeente Kapellen

Een aanvraag via Sport Vlaanderen volstaat in alle andere gevallen, bijvoorbeeld als je enkel de gemeente doorkruist, maar de start- en stopplaats zich niet in Kapellen bevinden. 

Je hebt een vergunning nodig als je na 22.00 uur muziek speelt.

Speel je buiten de familiale kring muziek, dan heb je steeds een licentie nodig voor het publiek gebruik van muziek. Deze licentie is nodig om de auteursrechten te beschermen. Er zijn verschillende beheersvenootschappen die hiervoor instaan, maar degene die je meestal nodig hebt voor jouw evenement zijn Sabam, PlayRight en SIMIM. Via Unisono (www.unisono.be - MyUnisono) vraag je in één keer de nodige licenties en billijke vergoeding aan hiervoor.

Je volgt steeds de meest recente wetgeving omtrent het spelen van versterkte muziek. 

• Meer informatie over de geluidsnormen vind je via omgeving.vlaanderen.be.
• Vanaf geluidscategorie 2 is het voorzien van oordoppen en het gebruik van een geluidsmeter verplicht. 
• Via www.kapellen.be/huur huur je een geluidsmeter. 

Het afsteken van vuurwerk of het laten ontploffen van voetzoekers, thunderflashes, enz. is niet alleen gevaarlijk, maar ook storend voor de omgeving. Ieder jaar lopen heel wat mensen ernstige brandwonden en verwondingen op, huisdieren ondervinden dan weer enorm veel stress en slaan op de vlucht.

Vuurwerk afsteken is daarom ALTIJD verboden in gemeente Kapellen, tenzij de burgemeester zeer uitzonderlijk een afwijking op dit verbod toestaat. Steek je tóch vuurwerk af zonder toestemming, dan riskeer je een geldboete én wordt het vuurwerk in beslag genomen.

Het gebruik van wensballonnen is niet toegelaten in de gemeente Kapellen. Als deze in een dichtbebouwde omgeving de lucht ingaan, bestaat de kans dat ze ergens tegenaan vliegen en brand veroorzaken. Bovendien vormt de constructie een gevaar voor dieren als deze in een weide of bos terechtkomt.