Aanvraag evenement

Hoe en wanneer je jouw aanvraag indient, is afhankelijk van wat voor evenement je organiseert:

• Evenementen met 1000+ bezoekers of grote impact op het openbaar domein: 
  • Vraag aan via de groene knop "vraag online aan" bovenaan deze pagina.
  • Dien de aanvraag in minimaal 6 maanden van tevoren, inclusief veiligheidsdossier.
• Een evenement met minder dan 1000 gelijktijdige bezoekers:
  • Vraag aan via de groene knop "vraag online aan" bovenaan deze pagina.
  • Dien de aanvraag in minimaal 6 weken en maximaal 6 maanden van tevoren.
• Circus: 
  • Vraag aan via het e-loket.
  • De aanvraagtermijn is afhankelijk van de impact op de openbare ruimte.
• Filmopnames:
  • Vraag aan via het e-loket.
  • Dien de aanvraag minimaal 6 weken voor de opnames in.
• Speelstraat:
  • Vraag aan via het e-loket.
  • Dien de aanvraag voor 1 juni van het jaar van de speelstraat in.
• Huur van gemeentelijke locaties of speelmateriaal:
  • De evenementenaanvraag is geïntegreerd in de huuraanvraag van zaal LUX, BIZ en Eskapade. Een aparte evenementenaanvraag is daarom niet nodig voor een evenement dat doorgaat in één van deze drie gemeentelijke zalen.
  • Meer info over deze zalen en feestmateriaal vind je via www.kapellen.be/huur.

Als je dossier volledig is, dan wordt er advies opgevraagd aan betrokken diensten. Wie deze adviesorganen zijn, is afhankelijk van het type aanvraag. Onder andere de politie, brandweer, andere gemeentediensten en buurgemeenten zijn potentiële adviesorganen.

Als alle adviezen binnen zijn, dan wordt je aanvraag voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college beslist of je evenement mag doorgaan en onder welke voorwaarden. Het vrijetijdsloket #uitinkapellen brengt je op de hoogte van deze beslissing.

Krijg je toelating, hou dan ook rekening met volgende stappen:

• Wens je promo te maken via de gemeentelijke infozuilen, check dan www.kapellen.be/infozuilen. 
• Organiseer je een openbare fuif of bal, voorzie dan tijdig bewaking op je evenement. Meer info via www.kapellen.be/bewaking-evenement.
• Volg de richtlijnen die terug te vinden zijn via www.kapellen.be/richtlijnen-evenementen. 
• Organiseerde je een buurtfeest en wens je subsidies? Doe dan je aanvraag via www.kapellen.be/buurtfeestsubsidie. 

---

Wanneer heb je een vergunning nodig?

In de bijlagen onderaan deze pagina vind je een schema terug om snel een beeld te krijgen van wanneer je welke vergunning nodig hebt. Uitgebreidere info vind je hieronder in de tekst terug.

Openbare evenementen kunnen plaatsvinden op zowel een openbaar toegankelijke locatie als op een locatie in handen van een privé-eigenaar. Het gaat om evenementen die toegankelijk zijn voor iedereen, al dan niet mits voorafgaande inschrijving of tegen betaling. Enkele voorbeelden hiervan zijn fuiven, muziekoptredens en opendeurdagen. 

In volgende gevallen heb je voor openbare evenementen een vergunning nodig:

• je activiteiten vinden plaats op openbaar domein, parking of plein
• je evenement gaat door op een daarvoor niet-ingerichte (permanent) vergunde locatie (een permanent vergunde locatie is bijvoorbeeld zaal LUX, een niet-vergunde locatie is bijvoorbeeld een schuur aan een boerderij)
• het evenement dat je organiseert veroorzaakt (waarschijnlijk) verkeershinder, vb. door het aantal bezoekers
• je schenkt sterkedranken*
• je speelt muziek na 22.00 uur
• je speelt overdag muziek die overlast kan veroorzaken voor de omgeving (milieuvergunning)
• je wenst tijdelijke verkeersmaatregelen in het kader van je evenement

* Schenk je sterkedranken, maar gaat je evenement door in zaal LUX/ BIZ/ Eskapade? Dan duid je dit aan op je huuraanvraag en doe je geen afzonderlijke evenementenaanvraag. 

Voor private evenementen worden bezoekers persoonlijk uitgenodigd. Het gaat daarbij voornamelijk over familiefeesten (vb. verjaardag, huwelijk, ...) of gesloten bedrijfsevenementen (vb. teambuilding, receptie met enkel collega's).

Je vraagt een evenement aan in volgende gevallen:

• je verwacht meer dan 200 gelijktijdig aanwezigen
• je activiteiten vinden plaats op openbaar domein
• je activiteiten gaan door op privédomein van de gemeente
• er vindt een overnachting plaats met meer dan 10 personen op een plek die daarvoor niet is ingericht of (permanent) vergund
• je verwacht verkeershinder in je buurt, vb. door het aantal bezoekers
• je speelt muziek na 22.00 uur
• je speelt overdag muziek die overlast kan veroorzaken voor de omgeving (milieuvergunning)

Wens je een parkeerverbod op de openbare ruimte voor een private activiteit, bijvoorbeeld omdat je verhuist of omdat je een foodtruck laat komen naar je trouwfeest, dan heb je een signalisatievergunning nodig en geen evenementenvergunning. Je vraagt deze aan via www.kapellen.be/signalisatievergunning.

Een buurtfeest kan een openbaar of privaat karakter hebben. Je vraagt een evenement aan als:

• je buurtfeest voldoet aan één van de voorwaarden beschreven onder openbare of privé-evenementen (algemeen)
• je na afloop van het buurtfeest een buurtfeestsubsidie aanvraagt

Buurtfeestsubsidies

Organiseer je een buurtfeest, dan kan je via het e-loket een subsidie van maximaal € 125 aanvragen.

Per jaar kan een bewonersgroep meerdere buurtfeesten aanvragen voor eenzelfde wijk, straat, plein en/of deel van de straat, maar het gemeentebestuur voorziet slechts één keer per jaar een toelage voor deze bewonersgroep.

Voorwaarden

Om een subsidie te ontvangen, moet je buurtfeest aan volgende voorwaarden voldoen:

• de aanvraag voor de organisatie van het buurtfeest gebeurt minstens zes weken voorafgaand aan het buurtfeest via het evenementenloket.
• de subsidieaanvraag gebeurt ten laatste twee maanden na het buurtfeest via het evenementenloket.
• de organisator voorziet een uitnodiging of flyer van het buurtfeest voor de genodigden met daarop het gemeentelogo en/of de vermelding ‘in samenwerking met de gemeente Kapellen’
• er zijn minstens 20 deelnemers uit de buurt aanwezig.

Bewijsstukken

Je dient volgende bewijsstukken in via het evenementenloket (Flowlab).

• uitnodiging met vermelding van de ondersteuning van gemeente Kapellen of het gemeentelogo onderaan de uitnodiging
• bewijs van betalingen voor het buurtfeest (facturen, tickets, ...)
• minstens drie sfeerfoto's waaruit blijkt dat er tenminste 20 deelnemers aanwezig waren
• eventueel andere bewijsstukken

Je hebt een vergunning nodig voor de tijdelijke vestiging van een circus. Wil je een circus organiseren, dan dien je een aanvraag in via het e-loket. Je bezorgt daarbij alle benodigde technische documenten en bewijsstukken.

Momenteel heeft de gemeente Kapellen geen openbaar domein ter beschikking.

Je hebt een vergunning nodig voor filmopnames. Je dient een aanvraag in via het e-loket.

Een garageverkoop beperkt zich tot de verkoop vanop de oprit, de voortuin of de garage. In het geval van een rommelmarkt wordt het openbaar domein of een deel ervan ingenomen door standhouders en bezoekers.

Je hebt een vergunning nodig in volgende gevallen:

• je organiseert een garageverkoop of rommelmarkt met je straat of met enkele buren op hetzelfde moment.
• je neemt het openbaar domein in voor je verkoop (vb. fietspad, voetpad, parkeervakken, een pleintje,...).
• je verwacht verkeershinder.

Je hebt als particulier persoon geen vergunning nodig als de locatie van verkoop zich beperkt tot 1 oprit of 1 garage in de straat, er is geen inname van het openbaar domein en je verwacht geen verkeershinder. 

Meer info over (rommel)markten, vind je via www.kapellen.be/markten. 

Je hebt een vergunning nodig als:

• je met je deelnemers een tussenstop maakt op grondgebied van gemeente Kapellen.
• de vertrek- én/of aankomstlocatie zich bevinden in gemeente Kapellen.

Maak je geen tussenstop of bevinden vertrek- én/of aankomstlocatie zich niet in gemeente Kapellen, dan volstaat een kennisgeving aan de dienst Evenementen met info over het aantal deelnemers, een rittenschema en routeplan.

Je straat omtoveren tot een speelstraat zorgt een week of één weekend lang voor lachende snoetjes tijdens de zomervakantie. Voor een speelstraat dien je steeds een aanvraag in via het e-loket, telkens voor 1 juni van het jaar waarin de speelstraat plaatsvindt. Let alvast op de volgende voorwaarden als je een speelstraat organiseert:

• de snelheid van de potentiële speelstraat is beperkt tot 50 km/ uur;
• de straat ligt in een wijk met een overheersend woonkarakter;
• de straat wordt niet bediend door openbaar vervoer;
• de speelstraaturen zijn van 10.00 tot 18.00 uur.

Het volledige reglement vind je terug zodra je een aanvraag indient in het evenementenloket (Flowlab).

Voor tombola's is er geen voorafgaande toelating nodig van de gemeente, als je aan volgende voorwaarden voldoet:

• de organiserende vereniging is erkend (aangesloten bij een Kapelse adviesraad)
• lokaal georganiseerd (binnen de gemeente)
• je organiseert maximaal 4 keer per jaar een tombola
• de opbrengst is voor een sociaal of liefdadig doel;
• de inzet is beperkt
  • maximaal 5 euro per deelnamebewijs
  • maximaal 1000 deelbewijzen per tombola
• de prijzenpot is in natura en heeft een maximale waarde van 500 euro
• maximaal 30 % van de opbrengsten gaan naar uitgaven, minimaal 70% ervan naar het goede doel

Meer info hierover vind je via de websites van VVSG en van de Vlaamse Sportfederatie.

Organiseer je een intergemeentelijke, regionale of nationale tombola of vaker dan vier keer per jaar een tombola, dan kan je terecht bij de Nationale Loterij. 

Je vraagt een wieler- of mountainbikewedstrijd aan via Flowlab als: 

• de wielertocht uitsluitend op het grondgebied van gemeente Kapellen plaatsvindt.
• de wielertocht verschillende gemeentes doorkruist, maar de start- én stopplaats bevinden zich in gemeente Kapellen.
• je een afsluitende activiteit plant voor je deelnemers op een locatie in Kapellen.

In alle andere gevallen van een wielertocht, volstaat een aanvraag via het platform van Sport Vlaanderen (bijvoorbeeld als je enkel de gemeente doorkruist, maar de start- en stopplaats zich niet in Kapellen bevinden). 

Je hebt een vergunning nodig als je na 22.00 uur muziek speelt (cfr. GAS-reglement).

Speel je buiten de familiale kring muziek, dan heb je steeds een licentie nodig voor het publiek gebruik van muziek. Deze licentie is nodig om de auteursrechten te beschermen. Er zijn verschillende beheersvenootschappen die hiervoor instaan, maar degene die je meestal nodig hebt voor jouw evenement zijn Sabam, PlayRight en SIMIM. Via Unisono (www.unisono.be - MyUnisono) vraag je in één keer de nodige licenties en billijke vergoeding aan hiervoor.

Je volgt steeds de meest recente wetgeving omtrent het spelen van versterkte muziek. 

• Meer informatie over de geluidsnormen vind je via omgeving.vlaanderen.be.
• Vanaf geluidscategorie 2 is het voorzien van oordoppen en het gebruik van een geluidsmeter verplicht. 
• Via www.kapellen.be/huur huur je een geluidsmeter. 

Het afsteken van vuurwerk of het laten ontploffen van voetzoekers, thunderflashes, enz. is niet alleen gevaarlijk, maar ook storend voor de omgeving. Ieder jaar lopen heel wat mensen ernstige brandwonden en verwondingen op, huisdieren ondervinden dan weer enorm veel stress en slaan op de vlucht.

Vuurwerk afsteken is daarom ALTIJD verboden in gemeente Kapellen, tenzij de burgemeester zeer uitzonderlijk een afwijking op dit verbod toestaat. Steek je tóch vuurwerk af zonder toestemming, dan riskeer je een geldboete én wordt het vuurwerk in beslag genomen.

Het gebruik van wensballonnen is niet toegelaten in de gemeente Kapellen. Als deze in een dichtbebouwde omgeving de lucht ingaan, bestaat de kans dat ze ergens tegenaan vliegen en brand veroorzaken. Bovendien vormt de constructie een gevaar voor dieren als deze in een weide of bos terechtkomt.