Richtlijnen evenementen

Als organisator heb je de eindverantwoordelijkheid voor de orde en veiligheid op de locatie en in de nabije omgeving van de activiteit. Volg daarom steeds de beslissing van het college van burgemeester en schepenen en de opmerkingen en aanbevelingen van de lokale politie op. 

• Verstoor de openbare orde (rust – veiligheid – gezondheid – netheid) niet.
• Respecteer de wegcode.
• Voorkom overtredingen op het meest recente GAS-reglement.
• Zorg ervoor dat de veiligheidsdiensten steeds vlot door kunnen. 
• Overlast van bezoekers door drugs of alcohol? Deze mag je als organisator ontzetten van het evenement.

Op basis van een checklist wordt bepaald in welke risicocategorie jouw evenement valt. Valt je evenement onder categorie 1 (laag risico), dan vind je in de evenementenfiches van Brandweer Zone Rand terug welke standaardadviezen van toepassing zijn. Je vindt de fiches en meer info hier terug.

Tijdens evenementen is er een verhoogd risico op ongevallen of ziekte. Daarom wordt sterk aangeraden om op elk evenement een minimale medische inzet te voorzien:

• Voorzie minstens een goed onderhouden en volledige EHBO-koffer met de juiste houdbaarheidsdatum te voorzien op elk evenement. Plaats deze op een vlot bereikbare locatie waarvan alle medewerkers op de hoogte zijn.
• Zorg er verder voor dat medewerkers snel EHBO-informatie kunnen vinden, zoals eerste levensreddende handelingen, noodnummers, richtlijnen voor ambulance-oproepen en de locaties van apotheek, huisarts en ziekenhuis.
• Voorzie ook minstens twee gekwalificeerde hulpverleners, zoals medewerkers met een diploma EHBO, ambulanciers, verpleegkundigen of artsen. Zij weten hoe ze EHBO verlenen en levensbedreigende aandoeningen herkennen.

Vanaf 10.000 bezoekers of bij verhoogd risico (bepaald in de gemeentelijke veiligheidscel) is een duidelijk aangegeven bemande EHBO-post verplicht.

Verwacht je meer dan 1.500 bezoekers, dan vul je het PRIMA-formulier in. Op basis hiervan adviseert de FOD Volksgezondheid over de inzet van medische middelen, zoals een EHBO-post, een AED-toestel, de aanwezigheid van een ambulance, …

Je vindt meer info hierover terug via veilige-evenementen.be en ikorganiseer.be. 

Sluit als organisator een verzekering af die schade dekt tijdens de organisatie, voorbereidingen en opruimwerken van je evenement. Je verzekeringsmakelaar gaat na welke verzekeringen je hiervoor precies kan afsluiten. Dat zijn bijvoorbeeld volgende verzekeringen:

• burgerlijke aansprakelijkheid
• rechtsbijstand
• ongevallen
• eventueel aangevuld met een polis materiële schade, een annuleringsverzekering, ...

Je leest meer over security of vrijwilligers met bewakingstaken via www.kapellen.be/bewaking-evenement.

Met je evenementenaanvraag vraag je enkel toelating voor het organiseren van je activiteit. Het is je verantwoordelijkheid als organisator om een bijkomende overeenkomst op zak te hebben met de juiste contactpersoon voor het gebruik van een bepaalde locatie, ook als het om een gemeentelijke locatie gaat. Organiseer je op openbaar domein, zoals op het Dorpsplein of het Marktplein, dan vraag je met je evenementenaanvraag wel toelating voor het gebruik hiervan. Wil je jouw evenement laten doorgaan nabij een gewestweg, grensgemeente, natuur- of bosgebied of stationsbuurt, dan vind je via deze link terug van wie je een bijkomende toelating nodig hebt.

De logistiek ondersteuning en een elektrisch plan legt de organisator vooraf voor aan de dienst Eigen Beheer. Er wordt bekeken wat mogelijk is.

Via de gemeente huur je een hoop feestmateriaal en spellen. Meer info vind je via www.kapellen.be/huur.

Volgende richtlijnen zijn van toepassing als je toelating ontvangt van het college van burgemeester en schepenen:

• Voorzie zelf in tijdelijke bewegwijzering (wegwijzers, borden, palen, ...).
• Plaats de bewegwijzering ten vroegste 48 uur voor het evenement en verwijdert het ten laatste 48 uur na het evenement.
• Bij voorkeur plaats je de bewegwijzering op eigen palen. Het is verboden de bewegwijzering op te hangen aan palen van verkeerssignalisatie (met uitzondering van wegwijzers en straatnaamborden), bomen, struiken of ander openbaar eigendom. Het is wel toegestaan om wegwijzers aan verlichtingspalen te hangen.
• Plaats maximaal twee wegwijzers per straat om de richting aan e duiden.
• Verkeerssignalisatie blijft te allen tijde zichtbaar voor het verkeer.
• Bevestig de wegwijzers met materialen die geen schade toebrengen, zoals touw of lint (geen ijzerdraad).
• Wanneer je wegwijzers plaatst langs een gewestweg (N11 of N111), heb je toestemming nodig van het Agentschap Wegen en Verkeer (district Brecht).
• Wil je wegwijzers hangen op grondgebied van een buurgemeente, neem dan met die gemeente contact op

Volg je de voorwaarden niet, dan wordt de bewegwijzering verwijderd én krijg je een factuur voor de werkuren in je brievenbus.

Speel je versterkte muziek na 22.00 uur, heb je steeds een muziekvergunning nodig. Het college van burgemeester en schepenen bepaalt tussen welke uren, met welk uitdoofscenario en in welke geluidscategorie je muziek mag spelen: 

• Categorie 1: maximaal geluidsniveau ≤ 85 dB(A) LAeq,15min
  • 85 dB: achtergrondmuziek, zoals in een praatcafé of restaurant, waar muziek op de achtergrond speelt.

• Categorie 2: maximaal geluidsniveau > 85 dB(A) LAeq,15min en ≤ 95 dB(A) LAeq,15min
  • 95 dB: liveoptredens, dansoptredens en kleinere fuiven. De muziek bereikt een ‘dansbaar’ niveau.
  • Krijg je toelating om muziek in categorie 2 te spelen en je gaat tot 95dB(A), dan voorzie je als organisator gratis oordoppen.

Tijdens het evenement volg je volgende maatregelen:

• Meet het geluidsvolume gedurende de volledige activiteit met een reglementair meettoestel.
• Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.
• Er mag een geluidsbegrenzer worden gebruikt die ervoor zorgt dat de maximumnorm niet wordt overschreden, maar dat is geen verplichting.
• Het gemeten geluidsvolume is permanent zichtbaar voor de persoon die het geluidsvolume bedient.

Via de gemeente kan je een geluidsmeter huren.

Speel je buiten de familiale kring muziek, dan vraag je een licentie aan voor publiek gebruik van muziek. Als organisator sta je zelf in voor deze vergoedingen en volg je steeds de wetgeving aangaande het spelen van elektronisch versterkte muziek.

Unisono.be is een platform waarop je als organisator Sabam en Billijke vergoeding kan simuleren, aanvragen en beheren met een persoonlijk account.

Meer informatie over de geluidsnormen vind je terug via omgeving.vlaanderen.be. 

Je vindt de richtlijnen rond het verplicht gebruik van herbruikbare cateringmaterialen terug via www.kapellen.be/duurzaamheid-op-evenementen. 

Bij verkoop van voeding houdt de uitbater van de verkoopstand zich aan de regelgeving van het voedselagentschap FAVV. Een professionele uitbater van een foodtruck is in het bezit van een machtiging 'ambulante handel' en kan de nodige keuringsattesten en verzekeringsattesten omtrent eigen veiligheid en de veiligheid van omstaanders voorleggen. Controle van het Agentschap is altijd mogelijk.

Het is verboden om alcohol te verkopen, te schenken of aan te bieden aan wie jonger is dan 16 jaar. Met alcohol worden alle alcoholhoudende dranken met een alcoholpercentage van meer dan 0,5 %, bedoeld.

Het aanbieden van sterkedranken (incl. alcoholpops) is verboden aan wie jonger is dan 18 jaar. Je hebt geen drankvergunning nodig voor het schenken van gegiste dranken, zoals bier, wijn of cava.

Ongeacht het alcoholpercentage, heb je steeds een drankvergunning nodig voor het schenken van sterkedranken (gedistilleerde dranken), cocktails gemaakt met sterke drank en alcoholpops.

Het college van burgemeester en schepenen kan steeds beslissen het alcoholvolume te beperken. 

Leeftijdscontrole

Je valt altijd onder de alcoholwetgeving van 10 januari 2010 inzake leeftijdsgrenzen voor het schenken van alcohol. Daarover informeer je ook verplicht het barpersoneel en de medewerkers. Vanaf de leeftijd van 15 jaar wordt iedereen geacht een identiteitskaart op zak te hebben. De leeftijd kan ook worden gecontroleerd via een busabonnement, studentenkaart, bibliotheekkaart, … Het is verboden alcohol aan te bieden als een bezoeker weigert zijn leeftijd aan te tonen.

Sterkedranken (gedistilleerde dranken)

Krijg je toelating voor het schenken/ de verkoop van sterkedranken van het college van burgemeester en schepenen, dan houd je rekening met de volgende richtlijnen:

• Volg de wet betreffende de vergunning voor het verstrekken van sterkedrank (vanaf 22% alcoholpercentage) van 31 december 2009 en van kracht sinds 10 januari 2010 bij de verkoop van sterkedranken.
  • De Federale Overheidsdienst Volksgezondheid controleert het naleven van deze wetgeving.
  • Voorzie daarom visueel de preventie van alcoholgebruik op de evenementlocatie, bijvoorbeeld door middel van preventieboodschappen op affiches, banners, gadgets, …
• Je biedt sterkedranken enkel per normale consumptiehoeveelheid aan (en bijvoorbeeld niet per fles).

Afhankelijk van de leeftijdsgroepen die op je evenement aanwezig zijn, volg je daarbij ook volgende richtlijnen:

• openbaar evenement waar minderjarigen aanwezig (kunnen) zijn:
  • Voer leeftijdscontrole uit aan de inkom door middel van het opvragen van een identiteitsbewijs.
  • Aan de inkom geef je polsbandjes aan meerderjarigen (18+) die verschillen van de polsbandjes die je aan minderjarigen geeft.
  • Voorzie een aparte toog voor het schenken van sterkedranken. Aan deze toog gebeurt opnieuw leeftijdscontrole door middel van het checken van de polsbandjes. Enkel wie 18 jaar of ouder is, kan sterkedranken bestellen.
• openbaar evenement waar uitsluitend meerderjarigen aanwezig zijn:
  • Voer leeftijdscontrole uit aan de inkom door middel van het opvragen van een identiteitsbewijs.
  • Aan de toog hoeft daarbij geen aparte leeftijdscontrole te gebeuren, aangezien er enkel aan 18+ toegang wordt verleend tot het evenement.

De richtlijnen met betrekking tot duurzaamheid op je evenement vind je terug via www.kapellen.be/duurzaamheid-op-evenementen. 

Verwittig buren minstens 2 weken voor de geplande activiteit en de mogelijke hinder die je activiteit kan veroorzaken.

Doe dit steeds per bewonersbrief, waarop je minstens het volgende vermeldt: naam activiteit, begin- en einduur, locatie, contactgegevens in geval van vragen of overlast (kies een contactpersoon die gedurende het hele evenement bereikbaar is), de geplande verkeersmaatregelen, ... Je vindt een aanpasbaar sjabloon terug bij bijlagen onderaan deze pagina. 

Bijkomend kan je ook door persoonlijk langs te gaan of via Hoplr of sociale media de buurtbewoners informeren.

Digitale informatiekanalen

Maak zoveel mogelijk gebruik van digitale informatiekanalen. Dit bespaart kosten en zorgt voor een kleinere milieu-impact dan het verspreiden van flyers. Er zijn verschillende kanalen beschikbaar om je evenement digitaal in de kijker te zetten:

• gemeentelijke infozuilen
• UiT in Kapellen
• Sociale media

Straatoverspanning

Beschik je over banners van je evenement en wil je deze op openbaar of privaat domein in Kapellen verspreiden? Dan vraag je daarvoor toelating aan het college van burgemeester en schepenen via je evenementenaanvraag. 

Gaat het daarbij om een gewestweg, dan vraag je voorafgaand aan je evenementenaanvraag een bijkomende toelating aan het Agentschap voor Wegen en Verkeer (AWV) – district Brecht via de website van het AWV. 

Krijg je toelating, dan hang je de straatoverspanning ten vroegste twee weken voorafgaand het evenement en verwijder je deze ten laatste in de week erna.

Affiches en flyers

• Druk niet te veel flyers of affiches: dit brengt extra kosten met zich mee, zorgt voor onnodige papierverspilling en vergroot de kans op zwerfvuil.
• Verspreid je flyers en affiches bij lokale winkels of dienstverleners. 
• Je affiches kan je kwijt op de gemeentelijke aanplakborden. Waar je deze vindt en meer info vind je terug in het GAS-reglement.
• Promoot je via huis-aan-huisreclame je evenement? Hou er dan rekening mee dat er belasting van toepassing kan zijn. Meer info en hoe je de aangifte doet, vind je via www.kapellen.be/belasting-reclame.

Flyeracties

Je hebt toelating nodig om te flyeren. Van wie je toelating nodig hebt, is afhankelijk van de locatie.

• Evenementen: de organisator
• Openbare plaatsen: gemeente, zie hieronder hoe je dit aanvraagt 
• Wekelijkse markt: gemeente, zie hieronder hoe je dit aanvraagt
• Vlakbij scholen: betreffende directie
• Shoppingcentrum: betreffende directie

Probeer er verder op toe te zien dat je flyers niet op straat weggegooid worden en op die manier zwerfvuil worden. 

Volgende informatie staat verplicht op de flyer:

• Wie ben je en wat is het doel van het flyeren? Vermeld hier de naam van je initiatief. Vergeet 'vzw' niet toe te voegen als dit van toepassing is.
• Het adres van de maatschappelijke zetel (van je vzw).
• Verantwoordelijke uitgever (v.u.): dit moet een meerderjarige inwoner van België zijn. Je vermeldt de volledige naam en het (persoonlijk) adres. Bij illegaal plakken wordt eerst de verantwoordelijke uitgever aangesproken en vervolgens de organisatie. 
• Je vermeldt verplicht de tekst 'verboden op de openbare weg te werpen'. 

Wil je flyeren op openbaar domein of tijdens de wekelijkse markt, dan stuur je minstens 3 weken op voorhand een mail naar evenementen@kapellen.be met volgende informatie:

• digitale kopie van de flyer
• de locatie waar je wilt flyeren
• de tijdstippen waarop je wilt flyeren

Pas als je een machtiging van de burgemeester op zak hebt, mag je flyeren.