Privacyverklaring versie 3 - 5 november 2019

algemeen

Om een goede dienstverlening aan te kunnen bieden, worden je persoonsgegevens verzameld en verwerkt door Gemeente Kapellen (inclusief het Sociaal Huis Kapellen) als verwerkingsverantwoordelijke, gevestigd Antwerpsesteenweg 130, 2950 Kapellen.
Gemeente Kapellen vindt de bescherming van je privacy belangrijk. Daarom voert onze organisatie een privacybeleid om vertrouwelijk en zorgvuldig om te gaan met jouw gegevens. Onze diensten en medewerkers zullen dan ook discreet en integer omgaan met de door jou verstrekte informatie en persoonsgegevens enkel verwerken op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.

Deze privacyverklaring heeft tot doel je te informeren over hoe Gemeente Kapellen je persoonsgegevens via verschillende kanalen verkrijgt of verzamelt, waarom we deze verzamelen, wat we ermee doen en hoe we ermee omgaan.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de Kapellenaren, bezoekers van de website en elke natuurlijke persoon die in contact treedt met de gemeente. Bij het verwerken van persoonsgegevens zal de gemeente de geldende Europese en nationale privacywetgeving respecteren, zijnde o.a.:

Gemeente Kapellen verbindt zich ertoe deze wetgeving toe te passen op al onze verwerkingsactiviteiten en met respect voor jouw individuele rechten. Met deze privacyverklaring garandeert Gemeente Kapellen dat je:

  • op de hoogte blijft van de verwerking van je persoonsgegevens (zowel elektronisch als op papier)
  • de controle behoudt over de persoonsgegevens die de gemeente Kapellen verwerkt
  • je rechten met betrekking tot je persoonsgegevens kunt uitoefenen

welke persoonsgegevens verwerkt de gemeente?

Persoonsgegevens behelst alle informatie die toelaat een persoon direct of indirect te identificeren of identificeerbaar te maken, aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die persoon. Gemeente Kapellen verwerkt de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • Identificatiegegevens: persoonsgegevens waarmee de gemeente je kan identificeren (je naam, voornaam, taalvoorkeur, foto’s, ...).
  • Contactgegevens: gegevens waarmee de gemeente je kan contacteren indien nodig, om eventuele vragen te beantwoorden (telefoonnummer, adres, e-mailadres, ...).
  • Familiale gegevens: gezinssamenstelling, burgerlijke staat, aantal personen ten laste, ...
  • Informatie over opleidingen: opleidingsniveau, diploma’s, kwalificaties, schoolloopbaan, ...
  • Informatie betreffende tewerkstelling: informatie over je loopbaan, referenties, huidige werkgever, pensioen en verzekeringsinformatie, ...
  • Gedragsgegevens. Deze categorie omvat de gegevens omtrent je gebruik van de website (taalvoorkeur, cookies, logs van je activiteiten, ...).
  • Connectie-informatie. Dit betreft alle informatie die worden verzameld als je gebruik maakt van onze digitale diensten (website, e-loket, webwinkel, enz). Hiermee kunnen we de toepassingen beveiligen en je een optimale ondersteuning bieden voor onze digitale diensten (gebruikersnamen, het IP-adres, toestelinformatie, ...).
  • Rijksregisternummer
  • Financiële gegevens. dit betreft informatie nodig voor de afhandeling van betalende diensten en voor diensten waarbij Gemeente Kapellen optreedt als betaler (rekeningnummers, openstaande saldo’s, …).
  • Gevoelige gegevens. Voor sommige diensten verzamelt de gemeente bijzondere persoonsgegevens. Deze informatie zal enkel worden verzameld voor specifieke doeleinden waarvoor specifieke contracten zijn opgemaakt en voor zover het verzamelen van deze informatie wordt toegestaan door de wetgeving of op basis van jouw toestemming (gezondheidsinformatie, gerechtelijke informatie, …).

op welke basis verwerkt de gemeente je persoonsgegevens?

Gemeente Kapellen verwerkt enkel persoonsgegevens indien daar een rechtmatige basis voor is. De verwerking vindt dus enkel plaats:

  • Als de gemeente je toestemming heeft verkregen om ze te mogen verwerken.
    In het kader van een contractuele verplichting of ter voorbereiding van een contact met de gemeente.
  • Indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van de wettelijke verplichtingen (inclusief de vervulling van gemeentelijke taken).
  • Indien dit noodzakelijk is voor het vervullen van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de gemeente is opgedragen.
  • Indien dit van vitaal belang is voor de betrokkene (bijvoorbeeld wanneer een betrokkene in levensgevaar is).

Indien de gemeente je persoonsgegevens wil verwerken voor een ander doeleinde dan waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld, zullen we altijd vooraf je expliciete toestemming vragen.

voor welke doeleinden verwerkt de gemeente je persoonsgegevens?

De gemeente Kapellen gebruikt altijd enkel die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het leveren van een goede dienstverlening. Je persoonsgegevens worden enkel verwerkt op een wijze die verenigbaar is met de vooraf bepaalde doeleinden waarvoor de gegevens in eerste instantie werden verzameld. Deze doelstellingen zijn:

  • Het verstrekken van een optimale dienstverlening. De gemeente verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van de verschillende gemeentelijke taken. Om een goede dienstverlening te leveren, zijn bepaalde persoonsgegevens nodig. De gemeente gebruikt echter enkel de minimale informatie die nodig is om die dienstverlening te kunnen verstrekken. De gegevens die nodig zijn, hangt af van de dienst die wordt geleverd. Wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat voor het verlenen van deze dienstverlening, zal de verwerking van je persoonsgegevens altijd gebeuren op basis van je toestemming.
  • Het onderhouden van contacten en interacties met haar inwoners en andere personen. De gemeente gebruikt persoonsgegevens om je te identificeren en te contacteren, om je te informeren, je aanvragen te behandelen of je vragen te beantwoorden. Aanvragen en andere vragen worden geregistreerd in de systemen van de gemeente, zodat hier later gemakkelijk naar teruggekoppeld kan worden indien nodig. Wanneer er geen wettelijke bepaling bestaat om contact op te nemen, zal de verwerking van je persoonsgegevens altijd gebeuren op basis van je toestemming.
  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. De dienstverlening en bijhorende verwerking van persoonsgegevens is in vele gevallen wettelijk bepaald. Als je bv. een vergunning, subsidie of een voorziening aanvraagt, dan worden je persoonsgegevens verzameld en bewaard.
    Om haar inwoners en andere personen op de hoogte te houden. De gemeente Kapellen verstuurt nieuwsbrieven en brochures met informatie. Dit gebeurt telkens op basis van je toestemming.
  • Voor de organisatie van evenementen. De gemeente zal je persoonsgegevens gebruiken wanneer ze evenementen organiseert (bij de inschrijving voor deze evenementen of om haar inwoners uit te nodigen voor evenementen) en voor de administratieve afhandeling die bij de organisatie komt kijken. Het versturen van uitnodigingen of inschrijvingen gebeurt enkel op basis van je toestemming.

De gemeente Kapellen gebruikt je persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor ze verzameld of door jou verstrekt werden. Dat betekent dat als je bv. je naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze gegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden of om je andere informatie toe te zenden, zoals bv. nieuwsbrieven. Er wordt steeds je expliciete toestemming gevraagd indien de gemeente je persoonsgegevens in een andere context wil gebruiken. 

welke rechten heb je en hoe kan je deze uitoefenen?

De GDPR verleent je een aantal rechten m.b.t. de verwerking van je persoonsgegevens. Deze rechten kan je te allen tijde uitoefenen bij de gemeente. Deze rechten zijn:

  • Het recht van inzage. Je hebt het recht op toegang en inzage tot de gegevens die de gemeente van jou heeft en verwerkt. Je kan vragen welke gegevens de gemeente van jou heeft en op welke manier ze worden gebruikt. Je kan hier verdere toelichting over krijgen indien je dit wenst.
  • Het recht op rectificatie. Je hebt het recht om je gegevens te laten aanpassen als deze niet correct of onvolledig zijn. Het aanpassen van persoonsgegevens kan gelinkt zijn aan contractuele of wettelijke beperkingen waardoor het soms niet mogelijk is om de gegevens aan te passen.
  • Het recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid). Je hebt het recht om je gegevens te laten schrappen uit de gemeentelijke systemen. Het schrappen van persoonsgegevens is soms niet mogelijk omwille van contractuele verplichtingen, wettelijke bepalingen en algemene belangen van onze organisatie.
  • Het recht van bezwaar. Je hebt het recht om bezwaar in te dienen tegen het verwerken van je persoonsgegevens door de gemeente. Dit recht van bezwaar is niet van toepassing voor communicatie in het kader van contractuele afspraken of wettelijke verplichtingen.
  • Het recht om je toestemming in te trekken. Je hebt te allen tijde het recht je toestemming in te trekken indien de verwerking van jouw gegevens op basis van toestemming gebeurt. Dit kan op dezelfde manier waarop je jouw toestemming hebt gegeven.
  • Het recht tot beperken van de verwerking. Je hebt het recht om te verzoeken de verwerking van je gegevens te beperken. In dat geval blijft de gemeente je gegevens bewaren, maar wordt het gebruik ervan ingeperkt in overeenstemming met je verzoek. Deze aanvraag kan worden ingediend wanneer bv. je merkt dat je persoonsgegevens onjuist zijn, in afwachting van de rectificatie ervan. Er wordt enkel tegemoetgekomen aan deze verzoeken in de gevallen die door de wet zijn bepaald.
  • Het recht op overdraagbaarheid van je gegevens. Je hebt het recht om je persoonsgegevens die de gemeente verwerkt, te verkrijgen in een gestructureerde, gangbare en digitaal leesbare vorm of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere verwerkingsverantwoordelijke.
  • Het recht op het indienen van een klacht. Wanneer je van mening bent dat de gemeente de geldende wetgeving niet naleeft, heb je het recht om klacht in te dienen over de wijze waarop de gemeente je persoonsgegevens verwerkt of de manier waarop je rechten worden ingevuld. 

hoe leg je een klacht neer?

Je kan klacht neerleggen bij de gemeente zelf. De Gemeente heeft een DPO aangesteld die een onafhankelijke rol binnen de gemeente heeft en je klacht zal behandelen om samen met jou tot een oplossing te komen. Je kunt de DPO contacteren via privacy@kapellen.be

Klacht neerleggen kan ook bij de toezichthoudende autoriteit. De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor de gemeente Kapellen is de Vlaamse Toezichtcommissie. Je hebt het recht om klacht neer te leggen bij de Vlaamse Toezichtcommissie over de manier waarop de gemeente Kapellen je persoonsgegevens verwerkt of jouw rechten invult. De manier waarop je een klacht kan indienen wordt beschreven op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.

Indien je één van deze rechten wenst uit te oefenen, neem dan contact op met onze DPO via privacy@kapellen.be. Als de aanvraag onvoldoende informatie bevat, kan een medewerker van de gemeente bijkomende informatie opvragen. Je zult altijd je identiteit moeten aantonen voor de uitoefening van je recht zal worden behandeld.

Alle bovenstaande verzoeken zijn gratis, behalve wanneer de gemeente Kapellen het verzoek als kennelijk ongegrond of buitensporig beschouwt (zoals o.m. het geval is bij een herhaaldelijk verzoek). In dat geval mag de gemeente een redelijke administratieve kost aanrekenen of weigeren gevolg te geven aan het verzoek.

Elke aanvraag wordt correct en zorgvuldig behandeld binnen een termijn van één maand na de ontvangst door de DPO van alle relevante informatie. Deze termijn kan eventueel verlengd worden met twee maanden, rekening houdend met o.m. de complexiteit en het aantal verzoeken. Ingeval van verlenging van de termijn, word je hiervan binnen de maand op de hoogte gebracht, inclusief over de redenen van de verlenging. Het verstrekken van deze informatie gebeurt kosteloos.

Indien je niet tevreden bent over de geleverde informatie of denkt dat je geen volledig antwoord hebt gekregen, kan je contact opnemen met onze Data Protection Officer via privacy@kapellen.be

geeft de gemeente Kapellen je persoonsgegevens door aan derden?

Persoonsgegevens worden in de regel niet openbaar gemaakt, verkocht of doorgegeven aan andere organisaties, behalve om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten. In het uitzonderlijke geval dat de gemeente persoonsgegevens doorgeeft aan andere organisaties, wordt dit expliciet vermeld op het moment dat de gegevens worden opgevraagd of wordt de uitdrukkelijke toestemming van de persoon gevraagd.

Dankzij de wetgeving Openbaarheid van Bestuur kunnen derden een verzoek om informatie indienen bij de gemeente. Daarbij worden jouw gegevens in principe niet vrijgegeven, tenzij dit wettelijke verplicht is. In elk geval wordt het verzoek altijd getoetst aan de geldende privacywetgeving.

Persoonsgegevens kunnen echter wel worden gedeeld met verwerkers waaraan de gemeente Kapellen bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. In dit geval wordt er altijd een gegevensverwerkingsovereenkomst gesloten tussen de gemeente en de verwerker, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt i.v.m. gegevensbescherming als de gemeente. We zorgen ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt door de verwerkers in overeenstemming met het vooraf bepaalde doel waarvoor ze zijn verzameld. De verwerker is verplicht zich te houden aan alle wettelijke verplichtingen en de instructies van de gemeente.

Met betrekking tot de internationale overdracht van persoonsgegevens en verwerking buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden persoonsgegevens alleen overgedragen aan andere organisaties wanneer dit wordt voorgeschreven door, of toegestaan op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. We garanderen passende waarborgen, zodat je rechten ook buiten de EER worden geëerbiedigd in overeenstemming met een adequaat niveau van gegevensbescherming. Er wordt van de gegevensontvanger geëist dat deze ook de gepaste garanties biedt. Persoonsgegevens blijven altijd beschermd in overeenstemming met de vereisten die zijn vastgelegd in de wetgeving van de EU en de lidstaten.

beveiliging van de persoonsgegevens

De gemeente Kapellen heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je gegevens op de best mogelijke wijze te beveiligen tegen verlies, diefstal of verkeerd gebruik. Onze medewerkers gaan discreet om met de gegevens, controleren of ze volledig en correct zijn en staan in voor de beveiliging ervan. Wanneer je persoonsgegevens worden verstrekt aan het gemeentebestuur, worden deze opgeslagen in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek. De informatie zal louter voor interne doeleinden verwerkt worden.

hoe lang bewaart de gemeente Kapellen je persoonsgegevens?

De gemeente Kapellen neemt passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen. Eén van deze maatregelen is om je persoonsgegevens niet langer te bewaren dan strikt noodzakelijk voor het realiseren van de doeleinden waarvoor wij de gegevens hebben ontvangen, voor de uitvoering van een contract of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. De bewaartermijnen verschillen met betrekking tot het type verwerkingsactiviteit en het doel waarvoor de persoonsgegevens werden verzameld. De gemeente Kapellen bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden en gefaciliteerde diensten.

Bepaalde bewaartermijnen worden echter bij wet bepaald: de persoonsgegevens moeten dan volgen deze termijn bewaard worden. De wettelijke vastgestelde bewaartermijnen kunnen geraadpleegd worden in de archiefselectielijsten beschikbaar bij het Rijksarchief.

We garanderen dat de gemeente slechts beperkte toegang tot gearchiveerde gegevens biedt, en nadat de bewaartermijn verstreken is, je persoonsgegevens verwijderd of anoniem gemaakt worden. Bij het maken en bijhouden van statistieken, een gemeentelijke taak, worden je persoonsgegevens steeds geanonimiseerd.

Persoonsgegevens kunnen gedurende een langere periode worden bewaard indien ze uitsluitend worden verwerkt voor archiveringsdoeleinden voor openbaar belang, voor historisch of wetenschappelijk onderzoek of voor statistische doeleinden. Deze verwerking moet in overeenstemming zijn met artikel 89 GDPR.

wijzigingen aan de privacyverklaring

De gemeente Kapellen kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen of bijwerken om wijzigingen in onze werkwijzen met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving weer te geven. We doen dit door de bijgewerkte versie op de gemeentelijke website te plaatsen. Wanneer er wijzigingen in onze verklaring worden gepubliceerd, zal de datum en het versienummer van de laatste update van ons privacybeleid gewijzigd worden. Aanzienlijke veranderingen zullen op onze homepage worden gemeld. Niettemin raden we je aan om onze privacyverklaring regelmatig te lezen.

contactgegevens

Indien je opmerkingen of vragen hebt over de informatie in deze verklaring of over andere kwesties met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens door de gemeente Kapellen, neem dan contact op met onze Data Protection Officer via e-mail: privacy@kapellen.be.

Als je liever per post contact opneemt, kan je dit doen op het volgende adres:
T.a.v. Data Protection Officer
Gemeente Kapellen
Antwerpsesteenweg 130
2950 Kapellen

ook interessant