De Chalet in het park van Kapellen zoekt een nieuwe uitbater. Deze ruime horecazaak met groot terras trekt momenteel een divers publiek van parkbezoekers, sporters en buurtbewoners.
De Chalet is gelegen naast tennisvelden, een petanquebaan, buitenfitness en vlakbij een grote speeltuin. Er is een mooie binnenruimte, buiten is er een groot terras. Er kunnen ook tafels geplaatst worden op het grasveld voor het terras.
Geïnteresseerden kunnen zich kandidaat stellen en een voorstel indienen via het e-formulier op deze website tot en met donderdag 8 mei, om 10.00 uur.
Er wordt een publieke oproep georganiseerd. Deze infopagina bevat de samenvatting van de voorwaarden waaraan een bieding moet voldoen en de voorwaarden van de exploitatie. De volledige beschrijving van de algemene en bijzondere voorwaarden vind je onderaan deze pagina bij bijlagen.
Voorwerp
Het bestuur geeft in concessie wat gemeenzaam bekend is onder de naam De Chalet, Dorpstraat 65 in 2950 Kapellen.
- horecazaal: 71 m²
- keuken: 19 m²
- gehele concessieruimte binnen (beneden en bovenverdieping): 203 m²
- terras: 118 m²
Je kan de grondplannen van de beneden- en bovenverdieping bekijken, onderaan deze pagina bij bijlagen.
Bestemming
De concessiehouder krijgt het omschreven goed in concessie voor horeca-activiteiten.
Termijn
De concessie start in het voorjaar van 2025 en loopt voor een termijn van zes jaar. De concessie is mogelijk verlengbaar met maximum drie periodes van zes jaar, indien Gemeente Kapellen het goed voor gelijkaardige doeleinden in concessie wil blijven geven én na een positieve evaluatie van de concessiehouder.
Vergoeding
De vergoeding bedraagt 1250 euro per maand (exclusief btw - vrijgesteld van btw). De concessievergoeding wordt jaarlijks geïndexeerd.
Lasten en kosten
De concessiehouder draagt het energieverbruik, alle taksen, belastingen en andere kosten, van welke aard ook, verbonden aan het gebruik en het genot van het goed en de exploitatie ervan, uitgezonderd de onroerende voorheffing.
Waarborg
De concessiehouder stelt een waarborg gelijk aan zes maanden vergoeding.
Onderhoud en herstellingen
De concessiehouder staat in voor het huurdersonderhoud en voor alle kosten die verband houden met de inrichting en exploitatie, niets uitgezonderd. Gemeente Kapellen staat in voor het eigenaarsonderhoud.
Inrichtingswerken
De inrichtingswerken zijn ten laste van de concessiehouder.
Alle geïnteresseerde kandidaten krijgen de kans een voorstel in te dienen voor de uitbating van De Chalet. Kandidaten zenden ten laatste op donderdag 8 mei 2025 om 10 uur het kandidatendossier in via het e-formulier op de website van Gemeente Kapellen. Laattijdig ingediende biedingen zijn ongeldig.
Het kandidatendossier moet verplicht een aantal onderdelen bevatten om regelmatig te worden bevonden en in aanmerking te komen voor beoordeling:
- ingevuld kandidatenformulier
- globale voorstelling van de kandidaat
- projectbundel met projectvoorstel, financieel voorstel en businessplan
Ingevuld kandidatenformulier
De kandidaat bezorgt het volledig ingevulde kandidatenformulier met alle noodzakelijke bijlagen/stukken.
Indien een kandidatendossier hier niet aan voldoet, kan het ingediende kandidatendossier van verdere beoordeling geweerd worden wegens onregelmatig, onverminderd het recht van Gemeente Kapellen om aanvullende of bijkomende informatie aan de kandidaten op te vragen en het dossier vooralsnog als regelmatig te beoordelen.
Het kandidatenformulier is terug te vinden op de website van Gemeente Kapellen.
Globale voorstelling van de kandidaat
De kandidaat zal een globale voorstelling van zichzelf bezorgen en daarbij ook de volgende documenten aanleveren:
- voorstelling en toelichting van de kandidaat en desgevallend de samenstelling en of vennootschap.
- kopie van de identiteitskaart van kandidaat
Projectbundel
Elke kandidaat moet een projectbundel met een projectvoorstel en een financieel voorstel bezorgen, die gequoteerd zal worden op basis van volgende beoordelingsmethode:
Van de regelmatige kandidatendossiers zal de jury een rangschikking maken van de projectbundels op basis van onderstaande criteria:
- projectvoorstel (60%)
- financieel voorstel (40%)
De vermelde percentages geven het gewicht weer dat aan de respectievelijke criteria wordt toegekend. Voorstellen moeten voor elk van de criteria minimaal de helft van de punten behalen.
De score van de projectbundel wordt toegekend op basis van de intrinsieke waarde van het voorstel van de bewuste kandidaat en de vergelijking met de voorstellen van de andere kandidaten.
Er wordt een score tussen 0 en 5 toegekend op basis van de volgende 5-punten schaal. Om kleine verschillen aan te duiden kan Gemeente Kapellen werken met halve punten (bijvoorbeeld: 3,5 is tussen goed en zeer goed). De score wordt vervolgens herrekend naar de opgegeven weging van het beoordelingscriterium.
- Slecht: 0
- Matig: 1
- Gemiddeld: 2
- Goed: 3
- Zeer goed: 4
- Uitstekend: 5
Een jury bestaande uit medewerkers van Gemeente Kapellen, beoordelen de inschrijvingen en leggen het resultaat voor aan het college van burgemeester en schepenen van Gemeente Kapellen.
Projectvoorstel (60%)
Aan de kandidaat-concessiehouder wordt gevraagd een projectvoorstel in te dienen waarbij volgende elementen zijn opgenomen:
- Aantrekkelijkheid van het horeca-aanbod (eten, drinken, sfeer).
- Meerwaarde voor het parkpubliek: gezinnen, wandelaars, fietsers, buurtbewoners, …
- Samenwerking met de tennisclub die gebruik maakt van de tennisterreinen naast De Chalet (clubavonden, tornooien).
- Duidelijke visie op dagelijkse werking, personeel, service, netheid, sfeerbeheer.
- Ervaring en referenties in horeca of gelijkaardige context.
- Consistente openingsuren, aanbod tijdens weekends, vakanties en evenementen.
Financieel voorstel (40%)
Realistische inschatting van rendabiliteit en continuïteit op basis van businessplan en financieel plan.
De kandidaat moet middels een degelijk onderbouwd financieel plan de financiële haalbaarheid van het project inschatten en aantonen voor elk van de verschillende aspecten van de uitbating zijnde het inrichten, onderhouden en exploiteren. Het financieel plan dient inzicht te geven in de wijze waarop de financiering van elk van deze aspecten gerealiseerd zal worden, met inbreng van eigen dan wel vreemde middelen, realistische inkomsten en uitgaven.
De kandidaat moet aantonen dat hij kan anticiperen op rustigere periodes en deze kan overbruggen.
Aan de hand van dit financieel plan moet de jury kunnen beoordelen of de financiële prognose realistisch is, uiteindelijk uitmondt in een positieve cashflow en of er rekening gehouden wordt met een weerbaarheid tegen tegenslagen.
De kandidaat toont relevante ervaring aan met de organisatie en uitbating van een cafetaria of andere horeca.
De kandidaat toont aan in welke mate hij en eventuele partners waarmee hij zich zal omringen, over de vereiste kwalificaties beschikken om de exploitatie op een kwalitatieve wijze te organiseren en te doen slagen. Er is geen beperking op het aantal referenties dat mag worden gegeven.
Gemeente Kapellen behoudt zich het recht voor om, indien nodig, aanpassingen aan te brengen aan deze bundel en zal dit in voorkomend geval via de website kenbaar maken. Het is dus aangeraden dat kandidaten regelmatig en ten laatste voor het indienen van een bod de website raadplegen.
22-04-2025: De algemene en bijzondere voorwaarden (zie pdf bij bijlagen) werd aangepast. Aanpassing: "De vergoeding bedraagt 1250 euro per maand (exclusief btw - vrijgesteld van btw)."
Indien een voorstel een (substantiële) onregelmatigheid bevat, kan het ingediende voorstel van verdere beoordeling geweerd worden wegens onregelmatig, onverminderd het recht van Gemeente Kapellen om aanvullende of bijkomende informatie aan de kandidaten te vragen om de (substantiële) onregelmatigheid te regulariseren. Dit betreft geen verplichting in hoofde van Gemeente Kapellen.
Er kan bijkomende informatie en/of toelichting worden gevraagd aan alle, één of meerdere kandidaten. Gemeente Kapellen heeft de mogelijkheid om alle, één of meerdere kandidaten uit te nodigen voor één of meerdere onderhandelingsronde(n), teneinde het (de) voorstel(len) te optimaliseren zodat deze beter beantwoorden aan de vooropgestelde doelstellingen en ambities.
Indien niet alle regelmatige kandidaten worden uitgenodigd voor de onderhandelingen, dan worden enkel die kandidaten uitgenodigd die het meest gunstig gerangschikt zijn op basis van een eerste beoordeling van de voorstellen in het licht van bovenvermelde beoordelingscriteria.
Gemeente Kapellen behoudt zich ook het recht voor om de concessie meteen te gunnen, zonder het voeren van onderhandelingen. In dat geval geldt het initieel ingediende voorstel als definitief voorstel.
De concessie wordt toegewezen aan de kandidaat die het hoogste aantal punten behaalt volgens de jury.
De toewijzing zal steeds gebeuren onder het uitdrukkelijk voorbehoud dat deze toewijzing moet worden goedgekeurd door de bevoegde bestuurlijke organen. Tot het ogenblik waarop zij de toewijzing uitdrukkelijk hebben goedgekeurd, ontstaat er met andere woorden geen enkele verplichting in hoofde van Gemeente Kapellen.
Na de definitieve toewijzing zullen Gemeente Kapellen en de concessiehouder de concessieovereenkomst zo snel als mogelijk en binnen uiterlijk 3 weken ondertekenen.
Zowel de kandidaat die het best gerangschikt is, als de regelmatige kandidaten wiens bieding niet werd beoordeeld als best gerangschikt en die niet eerder werden uitgesloten, worden expliciet per e-mail op de hoogte gebracht van de definitieve toewijzing.
De kandidaat verklaart te weten dat Gemeente Kapellen het recht heeft om de oproep niet te laten doorgaan, stop te zetten en eventueel een andere oproep uit te schrijven, zonder dat dit aanleiding kan geven tot enig recht op schadevergoeding in hoofde van de kandida(a)t(en).
Indienen van een voorstel betekent aanvaarding van alle concessiedocumenten.
Door een voorstel in te dienen, aanvaardt de kandidaat onvoorwaardelijk de inhoud van onderhavige randvoorwaarden en de bijhorende concessiedocumenten. De kandidaat aanvaardt bijgevolg gebonden te zijn door de bepalingen van deze documenten.
De algemene bedrijfsvoorwaarden (of gelijkaardige verwijzingen) en/of opmerkingen van de kandidaat die in voorkomend geval bij het voorstel zouden zijn gevoegd, zullen als nietig en ongeschreven worden gehouden, zelfs indien het voorstel er uitdrukkelijk naar verwijst.
Vertrouwelijkheid
De informatie die Gemeente Kapellen in het kader van deze oproep ter beschikking stelt van de kandidaten, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld, dan voor het indienen van een voorstel.
Alle informatie, ongeacht het type, blijft steeds onder alle omstandigheden eigendom van Gemeente Kapellen.
Voor elk “oneigenlijk” gebruik van informatie dient steeds schriftelijk toestemming gevraagd te worden aan Gemeente Kapellen. Gemeente Kapellen kan dit gebruik weigeren of voorwaarden opleggen om deze data te gebruiken.
Taalgebruik
De kandidaat gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met Gemeente Kapellen, zo onder meer voor de opmaak van zijn voorstel.
Recht om niet toe te wijzen
Het deelnemen aan deze procedure is voor risico van de kandidaten. Gemeente Kapellen behoudt zich het recht voor om de concessie niet toe te wijzen.
Gemeente Kapellen behoudt zich het recht voor de procedure te allen tijde te schorsen en/of te stop te zetten en/of een andere oproep uit te zetten. Noch het stopzetten noch het schorsen van de oproep kan aanleiding geven tot schadevergoeding, noch enig ander recht betreffende de concessie in hoofde van de kandidaat.
GDPR
De persoonsgegevens die in het kader van deze oproep, hetzij door een kandidaat zelf aan Gemeente Kapellen worden meegedeeld, hetzij door Gemeente Kapellen worden ingewonnen zijn onderworpen aan de GDPR (Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming) (General Data Protection Regulation).
Gemeente Kapellen verwerkt deze gegevens met het oog op de beoordeling van de kandidaturen en voorstellen.
| Eenheid | Oppervlakte | Vergoeding | Afsluit biedingen |
|
De Chalet |
horecazaak: 71 m² keuken: 19 m² |
€ 1.250/maand |
do 8 mei 2025 |
Bezichtiging en informatie
Gelieve volgende data alvast vrij te houden:
• 24 april kijkdag: Je kan een kijkje komen nemen op de locatie.
• 8 mei om 10.00 uur: Deadline voor het indienen van je kandidatuur met voorstel.
• 15, 16 of 17 mei: Je wordt op één van deze dagen uitgenodigd voor een gesprek indien de Gemeente Kapellen bijkomende vragen heeft
Contactpersoon informatie
Barbara Bakeroot
03 670 29 50
boekhouding@kapellen.be
